働き方を進化させる“テレワーク”とは

昨今、働き方改革にどの企業も取り組み始めており、その中でも「テレワーク」は重要なキーワードの一つとなりつつあります。本記事では、テレワークの具体的なメリット、また必要となる手順をご紹介していきます。

 

採用活動上も重要となるテレワーク環境の整備

 働き方改革が叫ばれる昨今、様々な企業で働き方の変革が起きています。そうした中、「テレワーク」の導入が各企業で検討もしくは推進されています。テレワークとは、ICTを利用して時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方を実現するための方法であり、「在宅勤務」「モバイル勤務」「サテライトオフィス勤務」の3つに分けられます。

 テレワーク導入のメリットとしては、企業では生産性の向上や、家庭の事情などで辞めざるを得ない優秀な従業員の確保、従業員満足度を向上させることによる離職防止、BCP対策などが挙げられます。また従業員にとっては、仕事と育児、介護、治療などの両立や通勤時間の削減による心身のストレス軽減などが挙げられます。

 またテレワークが可能な環境を整備することは、新入社員の採用活動上においても重要となります。マイナビが毎年実施している大学生の就業意識調査によると、毎年“楽しく働きたい”、“個人の生活と仕事を両立させたい”といった観点を重視している学生の割合が約50%を占めます。採用Webサイト上の会社の雰囲気やオフィス環境、働き方の柔軟さなどを見て、面談を受ける・受けないを判断している学生も多いと考えられます。特に柔軟な働き方を実現可能なテレワーク環境の整備は、優秀な人材確保の観点からもこれから益々重要になってくることが想定されます。

出典:“2019年卒マイナビ大学生就職意識調査”, 2018年, 株式会社 マイナビ

テレワーク導入の具体的なメリット・効果

 それでは企業におけるテレワーク導入によって、具体的にどのような効果があるのでしょうか。テレワーク導入を率先して進めてきたSCSK株式会社では、残業時間の削減や有給休暇の取得日数向上や生産性向上などに加え、ペーパーレス化による紙のコスト削減、フレキシブルなオフィススペースの設置によるオフィス面積の削減などに繋がっています。
 テレワークには従業員の満足度向上や生産性の向上だけでなく、副次的に紙の印刷コスト・保管コストの削減やオフィスコストの削減などにも効果があると言えます。

出典:“テレワークの最新動向と今後の政策展開”, 2018年, 総務省

テレワーク導入に向けたステップ

 それでは、テレワークを導入するに当たり、具体的な導入ステップをご紹介したいと思います。
 
 テレワークを導入する際には、勤務形態や利用するITツールなど様々な事項を検討する必要があります。既存の社内環境にも必要なソリューションは異なりますが、一般的な手順としてご紹介したいと思います。

(1)全体方針の検討、決定
まずは導入の目的やテレワークによって得たい効果などを明確にする必要があります。その上で経営判断を行い、具体的な方針を定める必要があります。

(2)現状把握
テレワーク実施の基本方針が決定した後、まずは何に手を付けるべきかを把握するために現状を整理する必要があります。様々な観点がありますが、主に整理すべき事項としては以下が一般的です。
 ・現状の業務内容 – 社内で実施されている業務内容の棚卸
 ・勤怠、労務管理(就業規則や勤怠管理ルール) - 現状の勤怠管理や労務管理制度の整理
 ・人事評価制度 - 人事評価の基準、ルールの整理
 ・IT環境 – 社内で運用されているシステムやツールの整理

(3)導入コンセプト設計
現状把握の内容を基に、適用業務範囲の決定、勤怠・労務管理制度、人事評価制度の見直し、導入すべきITインフラ・ツールの見直しを実施します。また導入後の成果を振り返りやすいよう、運用実態の検証を行うための成果指標を定義します。(残業時間の削減や一人当たりの売上向上、など)

(4)運用方針/ルール整備
現状を把握した後、運用方針/ルールを整備する必要があります。運用上の課題や問題への対応策の事前準備(ICTのインフラやサービスの利用方法、セキュリティ、紙文書や私物の扱い方、など)を実施します。

(5)社内インフラの整備実施(オフィス・IT環境)
テレワークの導入により、外部作業者が増えることで本当に必要なオフィス面積は限られてきます。例えば、テレワーク導入に合わせてペーパーレス化やフリーアドレス化を導入することで、本当に必要なオフィス面積は限られるため、オフィススペースの最適化に向けた環境整備が必要となります。
また、外部でも社内環境と同様に作業できるよう、IT環境も見直す必要があります。特にコミュニケーションツールや業務で使用するアプリケーション、社内ファイルサーバ、セキュリティ関連など見直す必要があります。

以上が、テレワーク導入に必要な一般的な手順となります。
弊社では、テレワーク導入に際して必要となるオフィス環境やIT環境の整備、またテレワークマネージャーの派遣によるプロジェクト全体のサポートなど、次世代の働き方実現に向けた様々なソリューションをトータルでご提供しています。ご興味のあるご担当者様は是非お問合せ下さい。

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