RPA失敗事例と対策

近頃、働き方改革RPAの導入がブームになっていますが、現場に良かれと思って導入したのに思ったように効果が出せない、現場から反発があって結局あまり使われていない、といった事例をよく聞きます。どのような対策を打てばRPAの導入を成功させられるのか考えてみました。

導入する上での注意点

初めにRPAとは「Robotic Process Automation」(ロボティック・プロセス・オートメーション)の略であり、ロボットを使った業務自動化を意味しています。このRPAを使うことで業務を改善・効率化できますが、万能ツールではないので、注意点も多く存在します。では、RPAを活用するときにはどのような点に注意すれば良いのでしょうか。

① RPA対象業務について
基本的にRPAは色々な業務に対応できますが、場合によっては自動化が出来ないケースもあります。RPAで自動化が出来る業務のほとんどが単純作業となります。対応できる業務は定型業務となってくるため特殊な工程が必要な作業にはどうしても対応できないことがあります。したがって、RPAで自動化する業務を選定するときには自動化に適正な業務なのかを確認することが大切です。

② RPAのメンテナンス・コスト
RPAは放っておいても指示した通りに処理を続けますが、自動化する内容に変更・修正点があればメンテナンスを行わなければなりません。RPAの有効稼働率が下がった時にメンテナンスが出来る知識と技術を持った担当者が社内に必要となってきます。自社で開発したRPAにも担当者の人件費分のコストも発生します。また自動化する業務が増えると管理が煩雑になり、有効な処理をするRPAが少なくなる可能性があるため注意が必要です。

③ 誤作動・システム障害
RPA自体も一般的なシステムであるため、エラーや誤作動、システム障害などが発生する可能性もゼロではありません。RPAツールが起こす不具合や誤作動の割合は人間が行うミスと比較すると少ないですが、全くないわけではないので注意が必要です。また、RPAツールに指示している内容に誤りがあっても、そのまま処理を継続してしまうため、ミスが大量発生する可能性もあります。また、重要な業務を自動化している場合だとシステム障害が発生すると業務がストップしてしまい損害が発生するケースもあるため、注意しなければなりません。

よくある失敗例

上記で説明したとおり、RPAは万能ではないため、注意点を意識して導入・運用する必要があります。続いては実際に起こりやすい失敗例をご紹介いたします。

① RPAが無駄になっているケース
RPA導入の失敗例で最も多いのはRPAをうまく活用できず、無駄になってしまうケースです。例えば、残業が多い部署の業務を自動化しようとRPAを導入しても、その業務が自動化できるかどうかは分かりません。逆にRPAを使うほどでもない業務を自動化にしてしまうと、効果をあまり実感できない事もあります。RPAは基本的に膨大な量の定型業務を自動化し、業務の効率化させるツールです。したがって、膨大な量の業務がない企業であれば導入しても無駄になってしまうことが多いです。自社の業務を見直し、RPAでないと解決できないかを判断する必要があります。

② RPAに依存しすぎてしまうケース
RPAは便利なツールであるため、依存しすぎてしまうケースも多発しています。定型業務をRPAに全部任せてしまうと、万が一のことが発生すれば、その業務は完全に停止してしまいます。また、RPA化した業務の担当者が異動・退職してしまうと、その自動化している業務について知る人がいなくなります。RPAで業務を自動化していれば、担当者がいなくても、勝手に作業を進めるため、RPAに依存することで業務がブラックボックス化してしまい、トラブルになりかねません。このようなことがないように、RPAで自動化している業務に関してはマニュアルを作るなどの対策が必要です。

③ RPAによって業務時間が増えるケース
RPAを使ってもあまり効果が得られない業務も存在します。このような業務にRPAを使ってしまうと、自動化によって得られる効果よりも、メンテナンスにかかる手間の方が多くなる可能性があります。これも、RPAによって得られる効果を調べていないときや、自社の業務の見直しを行っていないときに起きるでしょう。RPAは近頃関心が高まっていますが、「RPAを導入すること」を目的にしてはいけません。RPA導入の目的は、あくまでも「業務の自動化」になるため、目的を達成できるように準備を行うと良いでしょう。

対策

上記でご紹介した失敗例を防ぐためにはどうするべきなのか、RPAを上手く導入・運用させるためのポイントをご紹介いたします。

① 自動化する業務を明確にする
まず、RPAの導入を行う前に必ずやるべきなのは「自動化させたい業務を明確にする」ことです。RPAは近年注目されていることもあり、上層部の興味本位だけで導入されてしまうケースも珍しくありません。このような場合だと、そもそもRPAを活用できるような業務がないことが多いです。システムを導入する前に、自社の業務の見直しを行う必要があります。例えば、毎日・毎週・毎月行うような定型業務を洗い出したり、残業が多い部署を分析したりなどです。また、自動化する業務を明確にするだけでなく、その業務がRPAで対応できるかどうかを事前に確認することも必要となってきます。

② システム障害への対応を考慮する
先程説明したとおり、RPAも機械であるためシステム障害が発生する可能性があります。重要度が高い業務を自動化する際は、障害が発生したときの体制を整える必要があります。業務データのバックアップ体制を整えたり、サーバを2台構築する冗長化などの対策を行ったりすると良いでしょう。また、クラウド型のRPAツールであればシステムの管理は提供元が行います。自社で管理すると担当者を配置し監視しなければなりません。そのため、自社の負担を考えるとクラウド型のRPAツールを活用する方法も有効です。

③ 機能・コストが自社に合うツールを選択する
「RPA」と一言で表現しても、その種類は多く単純な作業を幅広く自動化できる「汎用型」のRPAもあれば、特定の分野に強みがある「特化型」のRPAもあります。
多様な業務を自動化させたい場合は汎用型、決まった業務だけを自動化したい場合は特化型のツールを選ぶと良いでしょう。ツールにはメリットやデメリットがあるため、自社に必要な機能を持つRPAを導入しなければなりません。必要ない機能があると無駄になってしまい、不要なコストがかかってしまいます。

まとめ

いかがでしょうか。今回はRPAの導入・運用の失敗例をご紹介させていただきました。RPAの活用で失敗してしまう場合のほとんどは「準備不足」です。RPAのことだけでなく、自社の状況も同時に把握することが求められます。また、導入後の運用体制まで整えることも重要でしょう。万全の準備・対策を行うことが失敗しない近道です。運用するポイントを上手く押さえて、自社に最適なRPAを導入し、効果的に運用しましょう。

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