【社内事例】常に各社員のスケジュールを共有できるデジタル掲示板

 弊社では、お客様へ働き方の改革を、オフィスの設計・構築やITインフラ・ツールの整備などを通じてお手伝いしていますが、また同時に弊社でも様々な取り組みを行っています。
 今回はその一例として、常に各社員のスケジュールを共有できるデジタル掲示板導入の取り組みをご紹介します。

導入の背景

 弊社ではこれまで、各営業が外出する際、ホワイトボードに「行き先」と「帰社時間」をホワイトボードへ記載する形で各社員のスケジュール共有を行っておりました。ただホワイトボード上での運用ですと、日々発生する予定の更新や手入れに手間がかかる点や、急な予定変更があった際、都度事務所に電話をして書き直してもらうという手間も発生しており、改善課題の一つとなっていました。
 そこで既に導入していたGsuiteを活用し、共有ドライブのスプレッドシートを活用したディスプレイとスティックパソコンの「デジタル掲示板」に行き先ボードを映し出し、ホワイトボードの代用をしてみようというアイデアが社内で出たことをきっかけに、デジタル掲示板の運用を開始しました。既に導入しているツールの活用であるため、初期投資がさほどかからないということも導入する際の大きなポイントとなりました。

導入後の効果

 急な予定の変更の際も、事務所にいる社員に都度依頼せず、外出先からも自分でスマホやタブレットなどのモバイル端末から変更できるため、社内・外どちらの社員にとっても手間が軽減したことも大きな効果です。
また様々な情報共有も可能になり、使い勝手が大幅に向上しました。もちろん、マジックやインクなどで汚れることもないので手入れの手間も無くなり、オフィスもキレイに保つことが出来ています。

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