• RPA

請求書作成におけるRPA活用

株式会社イデックスビジネスサービス(社内事例)
  • 当初の課題
    請求書発行に関するお客さまからの様々な要望(通常の請求書発送日よりも早めに請求書がほしい!など)があり、普段使用しているシステムでは対応できないため手作業が増え、また発行部数も多く、月初であるため尚更作業を行う人員が不足している
  • 対策・導入ソリューション
    RPAを使用した業務の自動化
  • 効果
    請求書発行からFAX/メール送信までの一連の業務のうち、約80%を自動化

営業部デジタルR&D課 担当

  • 当初の課題

     当業務は、締め日の翌営業日に請求書を発行・送付する業務である。
    通常の請求書は、締め日から5日後程度で受け取れるが、それよりも早く請求書を受け取りたいお客様に対して早期に請求書を送付する。また、発注者ごとに請求書を分割したい、複数の発注を1枚の請求書に合算したい等、細かい対応を実施している。
     なお、本業務は「①請求書発行の予約→②発行された請求書のチェック→③お客様へ送付」の流れで進められる。
     まず、前もって請求書が自動発行されるようにシステムで予約を行う(①請求書発行の予約)。発行日当日に自動発行された請求書の書式を整え、金額をチェック(②発行された請求書のチェック)した後、FAX/郵送/メールの処理(③お客様へ送付)を行う。
     締め日前後は、通常業務に加え、当該業務のような月次処理が発生するため、通常業務を対応する人員が不足し、また、当該業務に割り当てられる人員は1人。そのため、業務の属人化が進んでおり、業務の見直しも長年実施されていなかった。

  • 対策・導入ソリューション

     請求書発行業務のうち、今回は最も要望が多い「早めに請求書を送付する」を対象にRPA化を実施。
     まず、長い間使用されていた対象顧客リストを精査し、RPAに合わせてレイアウトを変更。また、目視にて金額を1件ずつチェックしていたが、RPAでは請求データをまとめて参照しチェックする流れに変更したことで、作業時間を大幅に削減することが出来た。
     これにより、当日中に請求書を発行し、送付するまでの時間を捻出できたため、前日の請求書発行予約も不要になった。RPA導入後の業務フローは、「対象顧客の選定→お客様へ送付」とシンプルな流れとなった。
     年間100時間かかっていた作業時間は、年6時間まで削減。請求書という、ミスが許されない業務に手を煩わせなくてすむ精神的な楽さも大きい。
     新たに整理された運用手順の元、ワンクリックで起動できる、簡単で透明性のある業務となった。

  • 効果

    請求書発行からFAX/メール送信までの一連の業務のうち、約80%を自動化。空いた工数を他業務に充てるなど、生産性の向上に繋がっています。

ソリューションイメージ図

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